Caso de Éxito: Una empresa del Sector Transporte
Trazabilidad por vehículo, integración con GPS y control total de repuestos.
Una empresa de transporte ubicada en México, con cuatro flotas independientes, decidió centralizar la gestión de su mantenimiento. Operaban con vehículos propios y administraban unidades de terceros, lo que exigía una trazabilidad total sobre costos, repuestos y actividades ejecutadas en cada vehículo.
El desafío que enfrentaban antes de usar SysMan
Por normativas locales y exigencias operativas, era necesario llevar un control estricto de los mantenimientos realizados. Debían registrar todos los repuestos consumidos por vehículo, documentar horas-hombre, órdenes de trabajo y asegurar que los servicios se ejecutaran en base al kilometraje real.
Además, dada la cantidad de vehículos y la operación intensiva, contaban con talleres propios y almacenes de refacciones, por lo que necesitaban una solución que permitiera gestionar internamente todas estas áreas, sin depender de servicios en la nube ni conectividad externa.
Cómo fue su proceso de transformación
Dado su contexto, se optó por implementar la Edición On Premise de SysMan, instalada directamente en sus servidores, sin necesidad de internet para su funcionamiento.
El software se integró con el sistema GPS ya existente para importar lecturas de kilometraje automáticamente, lo que permitió programar mantenimientos preventivos y correctivos basados en uso real, sin intervención manual.
El ciclo de trabajo quedó completamente trazado:
- Al detectarse una avería o llegada del vehículo al taller, se generaba un reporte.
- Se agendaba la cita y se creaba una orden de trabajo.
- Se asignaba al jefe de taller, mecánicos y responsables.
- Se documentaban repuestos, servicios, horas de trabajo y observaciones finales.
Se utilizó el módulo de inventarios de SysMan para gestionar las refacciones por almacén y por vehículo, y se habilitó el módulo de requerimientos para generar solicitudes de cotización a proveedores desde la misma plataforma.
Además, se aprovechó una de las grandes ventajas de SysMan para este sector:
- Se cargaron rutinas de mantenimiento específicas por marca y modelo de vehículo
- Se definieron vehículos modelo, y a partir de estos se copiaron estructuras y planes a otros vehículos similares, lo que ahorró mucho tiempo en la configuración inicial
El entrenamiento fue dirigido a los técnicos de mantenimiento, quienes aprendieron a registrar sus reparaciones directamente en el software una vez finalizadas, cerrando el ciclo completo de manera eficiente.
Los resultados que han logrado con la solución implementada
- Control total del mantenimiento de cada vehículo, propio o administrado.
- Integración con sistema GPS para disparar mantenimientos por kilometraje.
- Trazabilidad real de repuestos, costos y mano de obra por unidad.
- Gestión interna de almacenes y refacciones sin necesidad de conectividad externa.
- Reducción de tiempos de implementación gracias a bibliotecas de rutinas por modelo.
- Copia estructurada de vehículos modelo para replicar configuraciones.
- Rápida adopción del sistema por parte del personal técnico y de talleres.
