Caso de Éxito: Una empresa del Sector Manufactura
Cómo una operación desorganizada logró eficiencia y trazabilidad con SysMan.
Una empresa de manufactura de partes automotrices ubicada en Colombia decidió transformar su gestión de mantenimiento, buscando mayor control operativo, trazabilidad y eficiencia entre áreas como producción, almacén y compras.
El desafío que enfrentaban antes de usar SysMan
Aunque contaban con un software previo, este resultaba complejo, poco intuitivo y ya no cumplía con las expectativas actuales. Muchas tareas preventivas se seguían manejando en Excel, y no existía una verdadera coordinación entre mantenimiento y las áreas que lo apoyaban.
Los reportes de averías no siempre llegaban a tiempo, los repuestos se entregaban sin trazabilidad clara, y el equipo técnico trabajaba con herramientas sin control de custodia ni devolución.
Cómo fue su proceso de transformación
Dado que no se requería conectividad para usuarios fuera de planta, se optó por implementar la edición On Premise de SysMan, alojando el sistema directamente en la infraestructura del cliente.
El proceso inició con la reutilización de información existente: datos de activos, rutinas y personal fueron importados directamente desde Excel, lo que aceleró notablemente la puesta en marcha. SysMan se adaptó al flujo de trabajo de la empresa, creando perfiles específicos para cada tipo de usuario: solicitantes, planificadores, técnicos, supervisores, almacén y compras.
Los usuarios de producción comenzaron a reportar averías con solo unos clics. El planificador convertía estos reportes en órdenes de trabajo y las asignaba fácilmente desde un tablero visual. Las salidas de repuestos quedaron condicionadas a órdenes activas, lo que mejoró la trazabilidad y el control de costos.
También se resolvió un problema frecuente: la falta de control en el préstamo de herramientas entre turnos. Gracias al módulo de herramientas, se registraron entregas, devoluciones y responsables por cada instrumento utilizado.
El entrenamiento fue corto y enfocado por perfil, lo que hizo que todos aprendieran rápidamente. Por ejemplo, los solicitantes fueron capacitados en menos de 15 minutos para hacer sus reportes desde el árbol de activos.
Los resultados que han logrado con la solución implementada
- Integración real entre mantenimiento, almacén, compras y producción.
- Trazabilidad completa desde el reporte de avería hasta la ejecución y cierre.
- Reducción de pérdidas por herramientas y consumos no documentados.
- Mayor eficiencia en los tiempos de atención y planificación de tareas.
- Reportes personalizados y campos adaptados a la lógica de la empresa.
- Implementación de la edición On Premise, ideal para su operación interna.
- Y lo mejor: en menos de tres semanas, ya se utilizaba el sistema con fluidez y confianza.
